Tích hợp Google Docs

Tính năng tích hợp Google Docs cho phép tạo các mẫu tài liệu (hợp đồng, báo giá, hóa đơn, ...) từ Google Docs và tự động điền dữ liệu từ hệ thống.

Truy cập

Vào menu Cài đặt > Google Docs trên thanh sidebar.

Tổng quan

Tích hợp Google Docs hoạt động theo nguyên tắc:

1. Tạo mẫu tài liệu trên Google Docs với các trường động (placeholder)
2. Kết nối mẫu với hệ thống CNV Connect
3. Khi cần tạo tài liệu, hệ thống tự động thay thế placeholder bằng dữ liệu thực

Mẫu Google Docs         ->  Hệ thống thay thế  ->  Tài liệu hoàn chỉnh
{{ten_cong_ty}}         ->  Công ty ABC        ->  Công ty ABC
{{ngay_tao}}            ->  12/04/2026         ->  12/04/2026
{{tong_gia_tri}}        ->  50,000,000 VND     ->  50,000,000 VND

Kết nối tài khoản Google

Lần đầu thiết lập

1. Tại trang Cài đặt > Google Docs
2. Nhấn Kết nối Google
3. Đăng nhập tài khoản Google (nên dùng tài khoản công ty)
4. Cho phép CNV Connect truy cập Google Drive và Google Docs
5. Xác nhận kết nối

Lưu ý

Sử dụng tài khoản Google của công ty (không phải cá nhân) để đảm bảo tài liệu được lưu trữ chung và không bị mất khi nhân viên rời công ty.

Kiểm tra kết nối

• Trạng thái kết nối hiển thị ở đầu trang: Đã kết nối (xanh) hoặc Chưa kết nối (đỏ)
• Nhấn Kiểm tra để xác nhận kết nối vẫn hoạt động

Tạo mẫu tài liệu

Bước 1: Tạo file trên Google Docs

1. Mở Google Docs (docs.google.com)
2. Tạo tài liệu mới
3. Trình bày nội dung mẫu (định dạng, logo, layout)
4. Chèn các trường động (placeholder) ở vị trí cần điền dữ liệu

Bước 2: Sử dụng placeholder

Placeholder có dạng . Danh sách trường hỗ trợ:

Trường chung

Placeholder	Mô tả
	Ngày tạo tài liệu
	Mã số tài liệu
	Tên người tạo

Trường khách hàng

Placeholder	Mô tả
	Tên công ty khách hàng
	Địa chỉ công ty
	Mã số thuế
	Tên người liên hệ
	Email người liên hệ
	Số điện thoại

Trường báo giá / hóa đơn

Placeholder	Mô tả
	Mã số báo giá
	Mã số hóa đơn
	Bảng sản phẩm (tự động tạo bảng)
	Tổng trước thuế
	Tổng thuế
	Tổng giảm giá
	Tổng thanh toán
	Điều khoản thanh toán
	Ngày hết hạn

Trường hợp đồng

Placeholder	Mô tả
	Họ tên nhân viên
	Chức danh
	Phòng ban
	Lương cơ bản
	Ngày bắt đầu hợp đồng
	Ngày kết thúc hợp đồng

Bước 3: Chia sẻ file Google Docs

1. Tại file Google Docs, nhấn nút Chia sẻ
2. Thêm email tài khoản Google đã kết nối với hệ thống
3. Cấp quyền Người chỉnh sửa (Editor)

Bước 4: Đăng ký mẫu trong hệ thống

1. Tại Cài đặt > Google Docs, nhấn Thêm mẫu
2. Điền thông tin:

Trường	Mô tả	Bắt buộc
Tên mẫu	Tên hiển thị (VD: "Mẫu báo giá 2026")	Có
Loại tài liệu	Báo giá / Hóa đơn / Hợp đồng / Khác	Có
URL Google Docs	Liên kết đến file mẫu	Có
Mô tả	Ghi chú về mẫu	Không
Mặc định	Đặt làm mẫu mặc định cho loại này	Không

3. Nhấn Lưu
4. Hệ thống tự động kiểm tra và hiển thị danh sách placeholder tìm thấy

Mẹo

Tạo nhiều mẫu cho cùng một loại tài liệu. Ví dụ: "Mẫu báo giá tiêu chuẩn" và "Mẫu báo giá Enterprise" để phù hợp với từng đối tượng khách hàng.

Sử dụng mẫu để tạo tài liệu

Tạo báo giá từ mẫu

1. Tại chi tiết báo giá, nhấn Xuất PDF hoặc In
2. Chọn mẫu Google Docs
3. Hệ thống tự động:
   • Sao chép mẫu Google Docs
   • Thay thế placeholder bằng dữ liệu thực
   • Tạo file PDF
4. Tải về hoặc gửi trực tiếp cho khách hàng

Tạo hợp đồng từ mẫu

1. Tại chi tiết hợp đồng, nhấn In hợp đồng
2. Chọn mẫu
3. Kiểm tra tài liệu đã tạo
4. Tải về hoặc in

Quản lý mẫu tài liệu

Xem danh sách mẫu

Tại Cài đặt > Google Docs, xem tất cả mẫu đã đăng ký với thông tin:

• Tên mẫu, loại, trạng thái
• Liên kết Google Docs
• Lần sử dụng cuối cùng

Chỉnh sửa mẫu

1. Nhấn vào mẫu cần sửa
2. Chỉnh sửa trên Google Docs (nội dung, layout)
3. Hoặc cập nhật thông tin trong hệ thống (tên, loại, ...)
4. Nhấn Lưu

Xóa mẫu

1. Nhấn vào mẫu, chọn Xóa
2. Xác nhận

Lưu ý

Xóa mẫu khỏi hệ thống không xóa file trên Google Drive. Bạn vẫn có thể đăng ký lại sau.

Xử lý lỗi thường gặp

Lỗi	Nguyên nhân	Xử lý
"Không truy cập được file"	Mất quyền chia sẻ	Kiểm tra quyền chia sẻ trên Google Docs
"Placeholder không thay thế"	Sai cú pháp	Kiểm tra đúng dạng
"Kết nối hết hạn"	Token Google hết hạn	Kết nối lại tại Cài đặt > Google Docs