Appearance
Chấm công
Module Chấm công quản lý việc ghi nhận giờ làm việc của nhân viên thông qua định vị GPS, mã QR dự phòng và xử lý điều chỉnh chấm công.
Truy cập
- Chấm công: Nhấn nút Chấm công trên thanh header hoặc vào HR > Chấm công
- Xem lịch sử: Vào HR > Chấm công > tab Lịch sử
- Điều chỉnh: Vào HR > Chấm công > tab Điều chỉnh
Chấm công bằng GPS
Đây là phương thức chấm công chính của hệ thống.
Check-in (Vào làm)
- Nhấn nút Chấm công trên thanh header
- Hệ thống yêu cầu quyền truy cập vị trí - nhấn Cho phép
- Hệ thống xác định vị trí hiện tại của bạn
- Nếu vị trí nằm trong phạm vi cho phép, nhấn Check-in
- Hệ thống ghi nhận giờ vào và trạng thái (đúng giờ / đi trễ)
Check-out (Tan làm)
- Nhấn nút Chấm công trên thanh header
- Hệ thống hiển thị thông tin ca làm và giờ đã check-in
- Nhấn Check-out
- Hệ thống ghi nhận giờ ra và trạng thái (đúng giờ / về sớm)
Lưu ý
Bạn phải bật Định vị GPS trên thiết bị trước khi chấm công. Trên điện thoại, vào Cài đặt > Quyền riêng tư > Dịch vụ định vị và bật cho trình duyệt.
Quy tắc định vị GPS
| Loại nhân viên | Quy tắc |
|---|---|
| Nhân viên văn phòng | Phải ở trong bán kính 200m quanh vị trí văn phòng đã đăng ký |
| Nhân viên kinh doanh (Sales) | Check-in tự do ở bất kỳ đâu, hệ thống lưu tọa độ và yêu cầu chụp ảnh |
Trạng thái chấm công
| Trạng thái | Điều kiện |
|---|---|
| Đúng giờ | Check-in trước hoặc đúng giờ bắt đầu ca |
| Đi trễ | Check-in sau giờ bắt đầu ca |
| Về sớm | Check-out trước giờ kết thúc ca |
| Đủ công | Check-in và check-out đúng quy định |
Chấm công bằng mã QR
Phương thức dự phòng khi GPS không khả dụng.
- Vào trang chấm công
- Chọn tab QR Code
- Quét mã QR được đặt tại văn phòng bằng camera điện thoại
- Hệ thống tự động ghi nhận chấm công
Lưu ý
Mã QR được tạo và quản lý bởi Admin. Mỗi vị trí văn phòng có mã QR riêng. Mã QR có thể được thay đổi định kỳ để đảm bảo bảo mật.
Xem lịch sử chấm công
Xem cá nhân
- Vào HR > Chấm công
- Mặc định hiển thị chấm công của bạn trong tháng hiện tại
- Sử dụng bộ lọc tháng/năm để xem các tháng khác
Xem phòng ban (dành cho Manager/Admin)
- Vào HR > Chấm công
- Chọn tab Phòng ban hoặc Tất cả
- Lọc theo phòng ban, nhân viên, thời gian
- Xem tổng hợp hoặc chi tiết
Bảng chấm công
| Cột | Mô tả |
|---|---|
| Ngày | Ngày chấm công |
| Nhân viên | Tên nhân viên |
| Giờ vào | Thời gian check-in |
| Giờ ra | Thời gian check-out |
| Trạng thái | Đúng giờ / Đi trễ / Về sớm |
| Vị trí | Địa điểm check-in |
| Ghi chú | Ghi chú bổ sung |
Điều chỉnh chấm công
Khi cần sửa giờ chấm công (quên check-in/out, lỗi hệ thống, ...).
Gửi yêu cầu điều chỉnh
- Vào HR > Chấm công > tab Điều chỉnh
- Nhấn nút Tạo yêu cầu điều chỉnh
- Điền thông tin:
| Trường | Mô tả | Bắt buộc |
|---|---|---|
| Ngày | Ngày cần điều chỉnh | Có |
| Giờ vào thực tế | Giờ check-in đúng | Có |
| Giờ ra thực tế | Giờ check-out đúng | Có |
| Lý do | Lý do cần điều chỉnh | Có |
| File đính kèm | Minh chứng (nếu có) | Không |
- Nhấn Gửi để tạo yêu cầu
Duyệt yêu cầu điều chỉnh (Manager/Admin)
- Vào HR > Chấm công > tab Điều chỉnh
- Xem danh sách yêu cầu đang chờ duyệt
- Nhấn vào yêu cầu để xem chi tiết
- Kiểm tra thông tin và lý do
- Chọn Duyệt hoặc Từ chối
- Nhập ghi chú (bắt buộc khi từ chối)
- Xác nhận
Mẹo
Nhấn trực tiếp vào dòng chấm công trong bảng lịch sử để mở nhanh popup điều chỉnh. Đây là cách nhanh nhất để tạo yêu cầu điều chỉnh.
Trạng thái yêu cầu điều chỉnh
| Trạng thái | Mô tả |
|---|---|
| Chờ duyệt | Yêu cầu mới gửi, chưa được xử lý |
| Đã duyệt | Manager/Admin đã chấp nhận, giờ chấm công đã cập nhật |
| Từ chối | Yêu cầu bị từ chối, kèm lý do |
Báo cáo chấm công
Báo cáo tháng
- Vào HR > Chấm công > tab Báo cáo
- Chọn tháng và phòng ban
- Xem thống kê:
- Tổng số ngày làm việc
- Số ngày đúng giờ
- Số ngày đi trễ
- Số ngày về sớm
- Số ngày vắng
Xuất báo cáo
- Tại trang báo cáo, nhấn nút Xuất Excel
- Chọn khoảng thời gian
- Chọn phòng ban (hoặc tất cả)
- Nhấn Xuất để tải file
Lưu ý
Báo cáo chấm công là cơ sở để tính lương. Hãy đảm bảo dữ liệu chấm công chính xác trước khi gửi cho bộ phận kế toán.
Xử lý trường hợp đặc biệt
Quên check-out
- Hệ thống tự động đánh dấu "Thiếu check-out"
- Nhân viên cần tạo yêu cầu điều chỉnh
- Manager duyệt để bổ sung giờ check-out
Làm việc ngoài văn phòng
- Nhân viên kinh doanh: Check-in tự do, hệ thống lưu tọa độ
- Nhân viên khác: Cần được Manager phê duyệt làm việc từ xa trước
Ngày lễ / Nghỉ phép
- Ngày lễ: Hệ thống tự động đánh dấu, không cần chấm công
- Nghỉ phép đã duyệt: Hệ thống tự động ghi nhận, không cần chấm công