Quản lý hóa đơn

Module Hóa đơn giúp tạo, theo dõi và quản lý hóa đơn bán hàng, bao gồm kích hoạt hạng mục, ghi nhận thanh toán và xử lý hóa đơn điều chỉnh (credit note).

Truy cập

Vào menu CRM > Hóa đơn trên thanh sidebar.

Danh sách hóa đơn

Cột	Mô tả
Mã hóa đơn	Số hóa đơn tự động
Khách hàng	Tên công ty/khách hàng
Deal	Deal liên quan
Tổng giá trị	Tổng tiền hóa đơn
Đã thanh toán	Số tiền đã thu
Còn nợ	Số tiền còn lại
Trạng thái	Nháp / Đã phát hành / Đã thanh toán / Quá hạn / Hủy
Ngày phát hành	Ngày xuất hóa đơn
Hạn thanh toán	Ngày đến hạn thanh toán

Tìm kiếm và lọc

• Tìm kiếm: Nhập mã hóa đơn, tên khách hàng
• Lọc trạng thái: Chọn trạng thái cụ thể
• Lọc thời gian: Khoảng thời gian phát hành
• Lọc người tạo: Nhân viên tạo hóa đơn

Mẹo

Tạo Saved View "Hóa đơn quá hạn" để nhanh chóng theo dõi các hóa đơn cần nhắc nhở thanh toán.

Tạo hóa đơn mới

Cách 1: Tạo từ báo giá

1. Tại chi tiết báo giá đã chấp nhận, nhấn Tạo hóa đơn
2. Thông tin được điền tự động từ báo giá

Cách 2: Tạo trực tiếp

1. Nhấn Tạo hóa đơn trên trang danh sách
2. Điền thông tin:

Thông tin chung

Trường	Mô tả	Bắt buộc
Khách hàng	Chọn công ty	Có
Liên hệ	Người nhận hóa đơn	Không
Deal	Liên kết với deal	Không
Báo giá	Liên kết với báo giá	Không
Ngày phát hành	Ngày xuất hóa đơn	Có
Hạn thanh toán	Ngày đến hạn	Có
Điều khoản	Điều kiện thanh toán	Không
Ghi chú	Ghi chú trên hóa đơn	Không

Danh sách hạng mục

1. Nhấn Thêm hạng mục
2. Điền thông tin:

Trường	Mô tả
Sản phẩm/Dịch vụ	Tên hạng mục
Mô tả	Chi tiết hạng mục
Số lượng	Số lượng
Đơn giá	Giá mỗi đơn vị
Giảm giá (%)	Phần trăm giảm giá
Thuế (%)	Thuế suất VAT
Thành tiền	Tự động tính

3. Nhấn Lưu

Phát hành hóa đơn

1. Tại chi tiết hóa đơn (trạng thái Nháp)
2. Kiểm tra thông tin lần cuối
3. Nhấn Phát hành
4. Hóa đơn chuyển sang trạng thái "Đã phát hành"

Lưu ý

Hóa đơn đã phát hành không thể chỉnh sửa nội dung. Nếu cần thay đổi, phải tạo hóa đơn điều chỉnh (credit note).

Gửi hóa đơn cho khách hàng

1. Tại chi tiết hóa đơn đã phát hành
2. Nhấn Gửi hóa đơn
3. Chọn phương thức:
   • Email: Gửi email tự động với file hóa đơn đính kèm
   • Tải PDF: Tải file PDF để gửi thủ công
4. Xác nhận gửi

Kích hoạt hạng mục

Khi dịch vụ/sản phẩm trong hóa đơn bắt đầu được cung cấp:

1. Tại chi tiết hóa đơn
2. Trong danh sách hạng mục, tìm hạng mục cần kích hoạt
3. Nhấn nút Kích hoạt bên cạnh hạng mục
4. Nhập ngày kích hoạt
5. Xác nhận

Lưu ý

Kích hoạt hạng mục liên kết với module Fulfillment. Khi kích hoạt, hệ thống có thể tự động tạo lệnh triển khai tương ứng.

Trạng thái hạng mục

Trạng thái	Mô tả
Chưa kích hoạt	Hạng mục chưa bắt đầu cung cấp
Đang hoạt động	Hạng mục đang được cung cấp
Tạm ngưng	Tạm dừng cung cấp
Kết thúc	Đã hoàn tất cung cấp

Ghi nhận thanh toán

1. Tại chi tiết hóa đơn, nhấn Ghi nhận thanh toán
2. Điền thông tin:
   • Số tiền thanh toán
   • Ngày thanh toán
   • Phương thức (Chuyển khoản / Tiền mặt / Thẻ)
   • Ghi chú
3. Nhấn Lưu
4. Hệ thống tự động cập nhật số tiền đã thu và còn nợ

Xem chi tiết tại Quản lý thanh toán.

Hóa đơn điều chỉnh (Credit Note)

Khi cần điều chỉnh hóa đơn đã phát hành:

1. Tại chi tiết hóa đơn, nhấn Hành động > Tạo credit note
2. Chọn hạng mục cần điều chỉnh
3. Nhập số tiền điều chỉnh (giảm)
4. Nhập lý do điều chỉnh
5. Nhấn Tạo

Credit note sẽ:

• Giảm số tiền còn nợ của hóa đơn gốc
• Ghi nhận trong lịch sử hóa đơn
• Có thể in hoặc gửi cho khách hàng

Lưu ý

Credit note chỉ có thể giảm giá trị hóa đơn, không thể tăng. Nếu cần tăng giá trị, tạo hóa đơn bổ sung mới.

Trạng thái hóa đơn

Trạng thái	Mô tả
Nháp	Mới tạo, có thể chỉnh sửa
Đã phát hành	Đã xuất, không thể sửa nội dung
Thanh toán một phần	Đã nhận được một phần tiền
Đã thanh toán	Đã thu đủ tiền
Quá hạn	Quá hạn thanh toán
Hủy	Hóa đơn bị hủy

In hóa đơn

1. Tại chi tiết hóa đơn
2. Nhấn In hoặc Xuất PDF
3. Chọn mẫu hóa đơn
4. Xem trước và in

Mẹo

Mẫu hóa đơn có thể được tùy chỉnh trong Cài đặt > Google Docs. Xem Tích hợp Google Docs để biết cách tạo mẫu riêng.

Xuất dữ liệu

1. Nhấn Xuất Excel trên trang danh sách
2. Chọn trường và khoảng thời gian
3. Tải file báo cáo hóa đơn