Quản lý phòng ban & team

Module Phòng ban giúp tổ chức cấu trúc nhân sự theo các nhóm, phòng ban và đội làm việc.

Truy cập

Vào menu HR > Phòng ban trên thanh sidebar.

Danh sách phòng ban

Trang danh sách hiển thị tất cả phòng ban/team với các thông tin:

Cột	Mô tả
Tên phòng ban	Tên đầy đủ của phòng ban/team
Mã phòng ban	Mã định danh
Trưởng phòng	Người quản lý phòng ban
Phòng ban cha	Phòng ban cấp trên (nếu có)
Số thành viên	Tổng số nhân viên trong phòng ban
Trạng thái	Hoạt động / Ngừng hoạt động

Tạo phòng ban mới

1. Nhấn nút Thêm phòng ban ở góc trên bên phải
2. Điền thông tin:

Trường	Mô tả	Bắt buộc
Tên phòng ban	Tên đầy đủ	Có
Mã phòng ban	Mã ngắn gọn (VD: KD, KT, HC)	Có
Phòng ban cha	Chọn phòng ban cấp trên	Không
Trưởng phòng	Chọn người quản lý	Không
Mô tả	Ghi chú về chức năng phòng ban	Không

3. Nhấn Lưu để tạo

Mẹo

Tổ chức phòng ban theo cấu trúc cây bằng cách sử dụng trường "Phòng ban cha". Ví dụ: Phòng Kinh doanh > Team Kinh doanh Hà Nội, Team Kinh doanh HCM.

Cấu trúc phòng ban phân cấp

Hệ thống hỗ trợ cấu trúc phòng ban nhiều cấp:

Công ty
├── Phòng Kinh doanh
│   ├── Team KD Hà Nội
│   ├── Team KD HCM
│   └── Team KD Miền Trung
├── Phòng Kỹ thuật
│   ├── Team Backend
│   └── Team Frontend
├── Phòng Nhân sự
└── Phòng Kế toán

Tạo cấu trúc phân cấp

1. Tạo phòng ban cấp cao nhất trước (không chọn Phòng ban cha)
2. Tạo các phòng ban/team con, chọn phòng ban cha tương ứng
3. Gán trưởng phòng cho từng cấp

Quản lý thành viên

Thêm nhân viên vào phòng ban

1. Vào trang chi tiết phòng ban
2. Chọn tab Thành viên
3. Nhấn nút Thêm thành viên
4. Tìm và chọn nhân viên
5. Nhấn Thêm

Hoặc khi tạo/sửa nhân viên, chọn phòng ban trong trường "Phòng ban".

Chuyển nhân viên sang phòng ban khác

1. Vào trang chi tiết nhân viên
2. Nhấn Chỉnh sửa
3. Thay đổi trường Phòng ban
4. Nhấn Lưu

Lưu ý

Khi chuyển phòng ban, hệ thống tự động cập nhật quyền truy cập theo phòng ban mới. Manager của phòng ban cũ sẽ không còn thấy dữ liệu của nhân viên này.

Chỉ định trưởng phòng

1. Vào trang chi tiết phòng ban
2. Nhấn Chỉnh sửa
3. Trong trường Trưởng phòng, tìm và chọn nhân viên
4. Nhấn Lưu

Trưởng phòng sẽ có quyền:

• Xem chấm công của tất cả thành viên
• Duyệt đơn nghỉ phép
• Xem báo cáo phòng ban
• Quản lý công việc của team

Chỉnh sửa phòng ban

1. Nhấn vào tên phòng ban trong danh sách
2. Nhấn nút Chỉnh sửa
3. Sửa các thông tin cần thay đổi
4. Nhấn Lưu

Vô hiệu hóa phòng ban

1. Vào trang chi tiết phòng ban
2. Nhấn Hành động > Vô hiệu hóa
3. Xác nhận

Lưu ý

Trước khi vô hiệu hóa phòng ban, cần chuyển hết nhân viên sang phòng ban khác. Hệ thống sẽ cảnh báo nếu phòng ban còn thành viên.

Sơ đồ tổ chức

Hệ thống cung cấp sơ đồ tổ chức (Org Chart) trực quan:

1. Vào HR > Sơ đồ tổ chức
2. Xem cấu trúc phòng ban dạng hình cây
3. Nhấn vào từng node để xem thông tin nhanh
4. Sử dụng chuột cuộn để phóng to/thu nhỏ

Mẹo

Sơ đồ tổ chức rất hữu ích khi giới thiệu cấu trúc công ty cho nhân viên mới. Bạn có thể chụp màn hình hoặc in trực tiếp từ trình duyệt.