Quản lý nghỉ phép

Module Nghỉ phép giúp nhân viên gửi đơn xin nghỉ và quản lý toàn bộ quy trình duyệt nghỉ phép.

Truy cập

Vào menu HR > Nghỉ phép trên thanh sidebar.

Số dư nghỉ phép

Mỗi nhân viên có số ngày phép theo quy định:

Loại phép	Số ngày	Ghi chú
Phép năm	12 ngày/năm	Tăng thêm theo thâm niên
Phép bệnh	Theo quy định	Cần giấy xác nhận y tế
Phép cưới	3 ngày	Cưới bản thân
Phép tang	1-3 ngày	Tùy mối quan hệ
Phép thai sản	6 tháng	Theo luật lao động
Phép không lương	Không giới hạn	Cần phê duyệt

Lưu ý

Số ngày phép năm tăng theo thâm niên: cứ mỗi 5 năm làm việc được cộng thêm 1 ngày phép.

Tạo đơn nghỉ phép

1. Nhấn nút Tạo đơn nghỉ phép ở góc trên bên phải
2. Điền thông tin:

Trường	Mô tả	Bắt buộc
Loại phép	Chọn loại phép	Có
Ngày bắt đầu	Ngày bắt đầu nghỉ	Có
Ngày kết thúc	Ngày kết thúc nghỉ	Có
Ca nghỉ	Cả ngày / Nửa ngày sáng / Nửa ngày chiều	Có
Lý do	Lý do xin nghỉ	Có
Người bàn giao	Người tiếp nhận công việc	Không
File đính kèm	Giấy tờ liên quan (giấy khám, ...)	Không

3. Kiểm tra số ngày nghỉ và số dư phép
4. Nhấn Gửi đơn

Mẹo

Gửi đơn nghỉ phép trước ít nhất 3 ngày làm việc để đảm bảo kịp duyệt và sắp xếp công việc.

Tính số ngày nghỉ

• Hệ thống tự động tính số ngày nghỉ (trừ ngày lễ, ngày nghỉ)
• Nghỉ nửa ngày được tính là 0.5 ngày phép
• Hiển thị số dư phép còn lại sau khi trừ

Duyệt nghỉ phép (Manager/Admin)

Xem đơn cần duyệt

1. Vào HR > Nghỉ phép > tab Cần duyệt
2. Hoặc nhấn vào thông báo trên Dashboard
3. Xem danh sách đơn đang chờ duyệt

Duyệt hoặc từ chối

1. Nhấn vào đơn nghỉ phép để xem chi tiết
2. Kiểm tra thông tin: loại phép, số ngày, lý do
3. Xem lịch nghỉ của phòng ban trong khoảng thời gian đó
4. Chọn hành động:
   • Duyệt: Chấp nhận đơn nghỉ phép
   • Từ chối: Từ chối kèm lý do (bắt buộc)
5. Nhấn Xác nhận

Lưu ý

Khi từ chối đơn, bắt buộc nhập lý do để nhân viên biết nguyên nhân. Ví dụ: "Phòng ban đang thiếu người trong thời gian này, đề nghị đổi lịch nghỉ".

Trạng thái đơn nghỉ phép

Trạng thái	Mô tả	Màu sắc
Nháp	Đơn mới tạo, chưa gửi	Xám
Chờ duyệt	Đã gửi, đang chờ Manager duyệt	Vàng
Đã duyệt	Manager đã chấp nhận	Xanh lá
Từ chối	Manager từ chối	Đỏ
Hủy	Nhân viên tự hủy đơn	Xám

Hủy đơn nghỉ phép

1. Vào HR > Nghỉ phép > tab Đơn của tôi
2. Tìm đơn cần hủy (chỉ hủy được đơn trạng thái "Chờ duyệt")
3. Nhấn nút Hủy đơn
4. Xác nhận hủy

Lưu ý

Không thể hủy đơn đã được duyệt. Nếu cần hủy nghỉ phép đã duyệt, liên hệ Manager để xử lý.

Lịch nghỉ phép

Xem lịch

1. Vào HR > Nghỉ phép > tab Lịch
2. Xem lịch nghỉ phép của phòng ban dạng lịch
3. Chuyển đổi chế độ xem: Tháng / Tuần / Danh sách

Màu sắc trên lịch

• Xanh lá: Phép năm
• Xanh dương: Phép bệnh
• Tím: Phép đặc biệt (cưới, tang, ...)
• Xám: Phép không lương

Báo cáo nghỉ phép

Báo cáo tổng hợp

1. Vào HR > Nghỉ phép > tab Báo cáo
2. Chọn phòng ban và khoảng thời gian
3. Xem thống kê:
   • Số dư phép của từng nhân viên
   • Số ngày đã sử dụng theo loại
   • Số ngày còn lại

Xuất báo cáo

1. Nhấn nút Xuất Excel
2. Chọn thông tin cần xuất
3. Tải file báo cáo

Mẹo

Cuối năm, xuất báo cáo phép năm để kiểm tra số dư phép của từng nhân viên. Theo quy định, phép năm chưa sử dụng có thể được chuyển sang năm sau hoặc thanh toán.

Đồng bộ nghỉ phép từ hệ thống ngoài

Nếu công ty sử dụng hệ thống nghỉ phép bên ngoài:

1. Admin cấu hình URL hệ thống ngoài trong Cài đặt
2. Nhấn Đồng bộ để cập nhật dữ liệu nghỉ phép
3. Hệ thống tự động đối soát và cập nhật số dư

Lưu ý

Tính năng đồng bộ cần được cấu hình bởi Admin. Liên hệ bộ phận IT nếu cần thiết lập.