Quản lý tài liệu

Module Tài liệu giúp lưu trữ, tổ chức và chia sẻ các tài liệu bán hàng, hợp đồng, tài liệu nội bộ thông qua Google Drive, tải lên trực tiếp hoặc liên kết.

Truy cập

Vào menu CRM > Tài liệu trên thanh sidebar.

Danh sách tài liệu

Cột	Mô tả
Tên tài liệu	Tên file hoặc tài liệu
Loại	Google Drive / Tải lên / Liên kết
Danh mục	Thư mục/nhóm tài liệu
Liên kết với	Deal / Công ty / Liên hệ
Người tạo	Nhân viên tải lên
Ngày tạo	Ngày thêm vào hệ thống
Kích thước	Dung lượng file (với file tải lên)

Tìm kiếm và lọc

• Tìm kiếm: Nhập tên tài liệu
• Lọc loại: Google Drive / Tải lên / Liên kết
• Lọc danh mục: Chọn danh mục cụ thể
• Lọc người tạo: Chọn nhân viên

Thêm tài liệu

Tải lên file trực tiếp

1. Nhấn Thêm tài liệu > Tải lên
2. Chọn file từ máy tính (hoặc kéo thả vào vùng tải lên)
3. Điền thông tin:

Trường	Mô tả	Bắt buộc
Tên tài liệu	Tên hiển thị	Có
Danh mục	Chọn danh mục	Không
Mô tả	Ghi chú về tài liệu	Không
Liên kết với	Gán vào deal/công ty/liên hệ	Không

4. Nhấn Tải lên

Định dạng hỗ trợ: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, JPG, PNG, ZIP.

Lưu ý

Kích thước file tối đa: 25MB. Với file lớn hơn, sử dụng Google Drive và thêm liên kết.

Thêm từ Google Drive

1. Nhấn Thêm tài liệu > Google Drive
2. Chọn file từ Google Drive (cần đăng nhập Google)
3. Hoặc dán liên kết Google Drive trực tiếp
4. Điền thông tin
5. Nhấn Lưu

Mẹo

Sử dụng Google Drive cho các tài liệu cần cộng tác nhiều người (báo giá, đề xuất, ...). Mọi người có thể chỉnh sửa trực tiếp mà không cần tải lên lại.

Thêm liên kết (URL)

1. Nhấn Thêm tài liệu > Liên kết
2. Dán URL của tài liệu
3. Điền thông tin
4. Nhấn Lưu

Phù hợp cho: tài liệu trên SharePoint, Notion, website, video Youtube, ...

Danh mục tài liệu

Tạo danh mục

1. Tại trang tài liệu, nhấn tab Danh mục
2. Nhấn Thêm danh mục
3. Nhập tên và mô tả
4. Nhấn Lưu

Ví dụ danh mục

Danh mục	Nội dung
Hợp đồng	Mẫu hợp đồng, hợp đồng đã ký
Báo giá	Mẫu báo giá, bảng giá
Tài liệu sản phẩm	Brochure, datasheet, hướng dẫn
Đề xuất	Proposal, bài thuyết trình
Nội bộ	Chính sách, quy trình, đào tạo

Liên kết tài liệu với bản ghi CRM

Gán tài liệu vào deal

1. Tại chi tiết deal, chọn tab Tài liệu
2. Nhấn Thêm tài liệu
3. Chọn tài liệu đã có hoặc tải lên mới
4. Tài liệu sẽ hiển thị trong deal

Gán tài liệu vào công ty/liên hệ

Tương tự, tại chi tiết công ty hoặc liên hệ, chọn tab Tài liệu để thêm.

Lưu ý

Một tài liệu có thể được liên kết với nhiều bản ghi (nhiều deal, nhiều công ty). Ví dụ: tài liệu sản phẩm chung có thể gán vào nhiều deal.

Chia sẻ tài liệu

Chia sẻ nội bộ

1. Vào chi tiết tài liệu
2. Nhấn Chia sẻ
3. Chọn nhân viên hoặc phòng ban
4. Chọn quyền: Xem / Chỉnh sửa
5. Nhấn Chia sẻ

Gửi cho khách hàng

1. Vào chi tiết tài liệu
2. Nhấn Gửi > chọn phương thức gửi
3. Nhập email khách hàng
4. Hệ thống tạo liên kết tải xuống và gửi email

Xem và tải tài liệu

1. Nhấn vào tên tài liệu trong danh sách
2. Với file tải lên: xem trước hoặc tải về
3. Với Google Drive: mở trong tab mới
4. Với liên kết: chuyển đến URL

Xóa tài liệu

1. Vào chi tiết tài liệu
2. Nhấn Hành động > Xóa
3. Xác nhận xóa

Lưu ý

Xóa tài liệu khỏi hệ thống không xóa file gốc trên Google Drive. Với file tải lên trực tiếp, file sẽ bị xóa vĩnh viễn.

Mẹo

Tổ chức tài liệu theo danh mục rõ ràng từ đầu. Đặt tên file theo quy tắc nhất quán, ví dụ: "[Công ty] - [Loại tài liệu] - [Ngày]" giúp tìm kiếm dễ dàng hơn.