Quản lý Email Template

Module Email Template cho phép tạo và quản lý các mẫu email gửi tự động hoặc thủ công từ hệ thống CNV Connect.

Truy cập

Vào menu Cài đặt > Email Template trên thanh sidebar.

Tổng quan

Email template được sử dụng để:

• Gửi báo giá cho khách hàng
• Gửi hóa đơn
• Thông báo nội bộ (nghỉ phép, chấm công, ...)
• Gửi thông tin tài khoản cho khách hàng
• Nhắc nhở thanh toán

Danh sách template

Cột	Mô tả
Tên template	Tên hiển thị
Loại	Báo giá / Hóa đơn / Thông báo / Khác
Tiêu đề email	Dòng tiêu đề (subject)
Trạng thái	Hoạt động / Ngừng
Ngày tạo	Ngày tạo template

Tạo email template mới

1. Nhấn Tạo template trên trang danh sách
2. Điền thông tin:

Thông tin cơ bản

Trường	Mô tả	Bắt buộc
Tên template	Tên nội bộ để nhận biết	Có
Loại	Phân loại template	Có
Tiêu đề email	Subject của email (hỗ trợ placeholder)	Có
Người gửi	Tên hiển thị người gửi	Không
Reply-to	Email nhận phản hồi	Không

Nội dung email

Trình soạn thảo hỗ trợ:

• Định dạng văn bản: In đậm, in nghiêng, gạch chân, màu sắc
• Danh sách: Danh sách có thứ tự và không thứ tự
• Bảng: Tạo bảng dữ liệu
• Hình ảnh: Chèn ảnh từ URL
• Liên kết: Tạo hyperlink
• Placeholder: Chèn trường dữ liệu động

Placeholder trong email

Sử dụng cú pháp để chèn dữ liệu động:

Trường chung

Placeholder	Mô tả
	Tên người nhận
	Email người nhận
	Tên công ty
	Ngày hiện tại
	Tên người gửi

Trường báo giá

Placeholder	Mô tả
	Mã số báo giá
	Tổng giá trị báo giá
	Ngày hết hạn
	Liên kết xem báo giá online

Trường hóa đơn

Placeholder	Mô tả
	Mã số hóa đơn
	Tổng tiền hóa đơn
	Ngày đến hạn
	Số tiền chưa thanh toán
	Liên kết xem hóa đơn online

Trường HR

Placeholder	Mô tả
	Tên nhân viên
	Ngày xin nghỉ
	Loại nghỉ phép
	Trạng thái duyệt

3. Nhấn Lưu

Mẹo

Xem trước email bằng cách nhấn Xem trước ở góc trên. Hệ thống sẽ hiển thị email với dữ liệu mẫu để bạn kiểm tra định dạng.

Ví dụ template

Template gửi báo giá

Tiêu đề: Báo giá -

Nội dung:

Kính gửi Anh/Chị {{ho_ten}},

Cảm ơn Anh/Chị đã quan tâm đến dịch vụ của chúng tôi.

Sau đây là báo giá chi tiết theo yêu cầu:

- Mã báo giá: {{ma_bao_gia}}
- Tổng giá trị: {{tong_gia_tri}}
- Hiệu lực đến: {{hieu_luc_den}}

Anh/Chị có thể xem chi tiết báo giá tại đây: {{link_bao_gia}}

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi.

Trân trọng,
{{ten_nguoi_gui}}
{{ten_cong_ty_ban}}

Template nhắc thanh toán

Tiêu đề: Nhắc nhở thanh toán hóa đơn

Nội dung:

Kính gửi Anh/Chị {{ho_ten}},

Chúng tôi xin gửi lời nhắc nhở về hóa đơn chưa thanh toán:

- Mã hóa đơn: {{ma_hoa_don}}
- Số tiền: {{tong_tien}}
- Hạn thanh toán: {{han_thanh_toan}}
- Còn nợ: {{so_tien_con_no}}

Vui lòng thanh toán trước ngày {{han_thanh_toan}}.

Xem chi tiết: {{link_hoa_don}}

Trân trọng,
{{ten_nguoi_gui}}

Chỉnh sửa template

1. Nhấn vào template trong danh sách
2. Nhấn Chỉnh sửa
3. Cập nhật nội dung
4. Nhấn Lưu

Sử dụng template

Gửi email thủ công

1. Khi gửi báo giá, hóa đơn, ... nhấn Gửi email
2. Hệ thống hiển thị danh sách template phù hợp
3. Chọn template
4. Xem trước email với dữ liệu thực tế
5. Chỉnh sửa thêm nếu cần
6. Nhấn Gửi

Gửi email tự động

Một số template có thể được thiết lập gửi tự động:

Sự kiện	Template	Người nhận
Báo giá được duyệt	Gửi báo giá	Khách hàng
Hóa đơn phát hành	Gửi hóa đơn	Khách hàng
Hóa đơn quá hạn	Nhắc thanh toán	Khách hàng
Đơn nghỉ phép duyệt	Thông báo nghỉ phép	Nhân viên

Thiết lập tự động tại Cài đặt > Email Template > tab Tự động hóa.

Lưu ý

Kiểm tra kỹ email trước khi bật gửi tự động. Một email sai có thể ảnh hưởng đến uy tín công ty.

Ngừng sử dụng template

1. Nhấn vào template, chọn Hành động > Ngừng
2. Template sẽ không xuất hiện khi chọn gửi email
3. Có thể bật lại bất cứ lúc nào

Lưu ý

Ngừng template không ảnh hưởng đến các email đã gửi trước đó.