Quản lý giai đoạn & trạng thái

Module Giai đoạn giúp cài đặt và tùy chỉnh các giai đoạn (stage) và trạng thái (status) trong quy trình triển khai dịch vụ.

Truy cập

Vào menu Fulfillment > Giai đoạn trên thanh sidebar.

Giai đoạn mặc định

Hệ thống cung cấp các giai đoạn mặc định cho quy trình triển khai:

Thứ tự	Giai đoạn	Mô tả	Màu sắc
1	Mới tạo	Lệnh vừa được tạo	Xám
2	Đã tiếp nhận	Đội triển khai đã nhận lệnh	Xanh dương
3	Đang triển khai	Đang thực hiện triển khai	Vàng
4	Kiểm tra	Đang kiểm tra chất lượng	Tím
5	Bàn giao	Đang bàn giao cho khách hàng	Cam
6	Vận hành	Dịch vụ đang vận hành	Xanh lá
7	Hoàn tất	Đã hoàn tất triển khai	Xanh đậm
8	Hủy	Lệnh bị hủy bỏ	Đỏ

Tùy chỉnh giai đoạn

Thêm giai đoạn mới

1. Nhấn Thêm giai đoạn trên trang danh sách
2. Điền thông tin:

Trường	Mô tả	Bắt buộc
Tên giai đoạn	Tên hiển thị	Có
Mã giai đoạn	Mã nội bộ (không dấu, không khoảng trắng)	Có
Mô tả	Ghi chú về giai đoạn	Không
Thứ tự	Vị trí trong pipeline	Có
Màu sắc	Màu hiển thị	Có
Là giai đoạn kết thúc	Đánh dấu khi là giai đoạn cuối	Không

3. Nhấn Lưu

Chỉnh sửa giai đoạn

1. Nhấn vào giai đoạn trong danh sách
2. Nhấn Chỉnh sửa
3. Cập nhật thông tin
4. Nhấn Lưu

Lưu ý

Thay đổi giai đoạn có thể ảnh hưởng đến các lệnh triển khai đang sử dụng giai đoạn đó. Cẩn thận khi đổi tên hoặc xóa giai đoạn.

Sắp xếp lại thứ tự

1. Kéo thả giai đoạn để sắp xếp lại thứ tự
2. Thứ tự quyết định hướng đi của pipeline
3. Nhấn Lưu thứ tự

Quy tắc chuyển giai đoạn

Chuyển tiến

Lệnh triển khai thông thường đi qua các giai đoạn theo thứ tự:

Mới tạo -> Đã tiếp nhận -> Đang triển khai -> Kiểm tra -> Bàn giao -> Vận hành -> Hoàn tất

Chuyển lùi

Trong một số trường hợp, có thể chuyển lùi giai đoạn:

• Kiểm tra không đạt -> quay lại Đang triển khai
• Bàn giao có vấn đề -> quay lại Kiểm tra

Hủy

Bất kỳ giai đoạn nào cũng có thể chuyển sang Hủy (với quyền phù hợp).

Lưu ý

Hệ thống ghi nhận lịch sử mỗi lần chuyển giai đoạn, bao gồm người thực hiện, thời gian và ghi chú.

Thiết lập quy tắc chuyển giai đoạn

Giới hạn chuyển giai đoạn

1. Tại chi tiết giai đoạn, chọn tab Quy tắc
2. Thiết lập:

Trường	Mô tả
Chuyển đến	Các giai đoạn có thể chuyển tới
Chuyển từ	Các giai đoạn có thể chuyển đến
Quyền chuyển	Vai trò được phép chuyển
Bắt buộc ghi chú	Yêu cầu nhập ghi chú khi chuyển
Bắt buộc đính kèm	Yêu cầu đính kèm file

Ví dụ quy tắc

• Mới tạo -> chỉ có thể chuyển đến: Đã tiếp nhận, Hủy
• Đang triển khai -> có thể chuyển đến: Kiểm tra, Hủy
• Kiểm tra -> có thể chuyển đến: Bàn giao, Đang triển khai (quay lại)
• Hoàn tất -> không thể chuyển (giai đoạn cuối)

Mẹo

Thiết lập quy tắc "Bắt buộc ghi chú" cho các bước chuyển quan trọng như Hủy, chuyển lùi. Điều này giúp theo dõi lý do và cải thiện quy trình.

Trạng thái phụ

Ngoài giai đoạn chính, mỗi lệnh có thể có trạng thái phụ:

Trạng thái	Mô tả	Áp dụng
Bình thường	Không có vấn đề	Mặc định
Chờ xử lý	Đang chờ thông tin/hành động	Bất kỳ giai đoạn
Có vấn đề	Phát sinh vấn đề cần xử lý	Bất kỳ giai đoạn
Quá hạn	Vượt quá deadline	Tự động

Đặt trạng thái phụ

1. Tại chi tiết lệnh triển khai
2. Nhấn vào trạng thái phụ hiện tại
3. Chọn trạng thái mới
4. Nhập ghi chú (bắt buộc với "Có vấn đề")
5. Lưu

Báo cáo theo giai đoạn

1. Tại trang Giai đoạn, chọn tab Báo cáo
2. Xem thống kê:
   • Số lệnh theo từng giai đoạn
   • Thời gian trung bình ở mỗi giai đoạn
   • Tỷ lệ hoàn tất đúng hạn
   • Giai đoạn thường bị nghẽn (bottleneck)

Phân tích pipeline

Biểu đồ pipeline cho thấy phân bổ lệnh theo giai đoạn:

• Cột cao = nhiều lệnh ở giai đoạn đó
• Cột bất thường cao = có thể bị nghẽn, cần tăng nguồn lực

Mẹo

Theo dõi thời gian trung bình ở mỗi giai đoạn giúp xác định điểm cần cải thiện. Nếu giai đoạn "Kiểm tra" luôn mất nhiều thời gian, có thể cần thêm người hoặc tối ưu quy trình.

Xóa giai đoạn

1. Đảm bảo không có lệnh nào đang ở giai đoạn cần xóa
2. Nhấn vào giai đoạn, chọn Hành động > Xóa
3. Xác nhận xóa

Lưu ý

Không thể xóa giai đoạn đang có lệnh triển khai. Cần chuyển hết lệnh sang giai đoạn khác trước khi xóa.