Phân phối lead tự động (Round-Robin)

Chức năng Round-robin tự động phân phối lead mới cho các nhân viên sales theo quy tắc công bằng, đảm bảo mỗi người nhận số lượng lead tương đương.

Truy cập

Vào menu CRM > Round-robin trên thanh sidebar.

Nguyên tắc hoạt động

Round-robin phân phối lead theo vòng tròn:

Lead 1 -> Sales A
Lead 2 -> Sales B
Lead 3 -> Sales C
Lead 4 -> Sales A (quay lại từ đầu)
Lead 5 -> Sales B
...

Mỗi nhân viên sales được phân công luân phiên, đảm bảo công bằng.

Tạo quy tắc phân phối

1. Nhấn Tạo quy tắc ở góc trên bên phải
2. Điền thông tin:

Thông tin cơ bản

Trường	Mô tả	Bắt buộc
Tên quy tắc	Tên mô tả (VD: "Phân phối lead website")	Có
Mô tả	Ghi chú về quy tắc	Không
Trạng thái	Bật / Tắt	Có

Điều kiện áp dụng

Quy tắc chỉ áp dụng cho lead thỏa mãn điều kiện:

Trường	Mô tả	Ví dụ
Nguồn lead	Kênh tiếp nhận	Website, Facebook, Hotline
Khu vực	Vùng địa lý	Hà Nội, HCM, Miền Trung
Sản phẩm quan tâm	Sản phẩm khách hàng hỏi	Gói A, Gói B
Giá trị dự kiến	Khoảng giá trị deal	> 50 triệu

Mẹo

Tạo nhiều quy tắc cho các nguồn lead khác nhau. Ví dụ: lead từ website phân cho team online, lead từ giới thiệu phân cho team enterprise.

Danh sách nhân viên nhận lead

1. Nhấn Thêm thành viên
2. Chọn nhân viên sales
3. Thiết lập tỷ trọng (nếu cần):

Trường	Mô tả
Nhân viên	Tên nhân viên sales
Tỷ trọng	Tỷ lệ nhận lead (mặc định bằng nhau)
Giới hạn/ngày	Số lead tối đa nhận mỗi ngày
Trạng thái	Hoạt động / Tạm ngừng

4. Lặp lại cho các nhân viên khác
5. Nhấn Lưu

Tỷ trọng phân phối

Mặc định, lead được phân đều cho các thành viên. Có thể điều chỉnh tỷ trọng:

Tỷ trọng bằng nhau

Sales A: tỷ trọng 1 -> 33.3% lead
Sales B: tỷ trọng 1 -> 33.3% lead
Sales C: tỷ trọng 1 -> 33.3% lead

Tỷ trọng khác nhau

Sales A (senior): tỷ trọng 2 -> 50% lead
Sales B (junior): tỷ trọng 1 -> 25% lead
Sales C (junior): tỷ trọng 1 -> 25% lead

Lưu ý

Tỷ trọng không phải tỷ lệ chính xác mà là tỷ lệ xấp xỉ. Hệ thống phân phối theo vòng tròn có trọng số, kết quả sẽ tiệm cận tỷ lệ khi số lượng lead đủ lớn.

Tạm ngừng nhân viên

Khi nhân viên nghỉ phép hoặc quá tải:

1. Tại chi tiết quy tắc
2. Tìm nhân viên trong danh sách
3. Nhấn Tạm ngừng bên cạnh tên
4. Nhân viên sẽ không nhận lead mới cho đến khi được bật lại

Lưu ý

Nhớ bật lại nhân viên khi họ quay lại làm việc. Lead không được phân phối lại cho người tạm ngừng.

Nhiều quy tắc cùng tồn tại

Hệ thống hỗ trợ nhiều quy tắc round-robin cùng lúc:

1. Mỗi quy tắc có điều kiện áp dụng riêng
2. Lead mới sẽ được kiểm tra quy tắc theo thứ tự ưu tiên
3. Quy tắc đầu tiên khớp điều kiện sẽ được áp dụng
4. Nếu không có quy tắc nào khớp, lead không được tự động phân phối

Thứ tự ưu tiên

• Sắp xếp quy tắc bằng cách kéo thả
• Quy tắc ở trên có ưu tiên cao hơn
• Quy tắc cụ thể nên đặt trước quy tắc chung

Ví dụ thứ tự:

1. Lead từ Facebook, khu vực HN -> Team KD Hà Nội
2. Lead từ Facebook, khu vực HCM -> Team KD HCM
3. Lead từ Website -> Team Online
4. Tất cả lead khác -> Team Tổng hợp

Theo dõi hoạt động

Thống kê phân phối

1. Tại trang Round-robin, chọn tab Thống kê
2. Xem:
   • Số lead phân phối theo nhân viên
   • Số lead theo nguồn
   • Thời gian phản hồi trung bình
   • Tỷ lệ chuyển đổi

Lịch sử phân phối

1. Chọn tab Lịch sử
2. Xem danh sách lead đã phân phối
3. Thông tin: lead, nhân viên nhận, thời gian, quy tắc áp dụng

Mẹo

Theo dõi tỷ lệ chuyển đổi của từng nhân viên để điều chỉnh tỷ trọng hợp lý. Nhân viên có tỷ lệ chuyển đổi cao có thể nhận nhiều lead hơn.

Xử lý lỗi phân phối

Tình huống	Nguyên nhân	Xử lý
Lead không được phân phối	Không có quy tắc khớp	Tạo quy tắc phù hợp hoặc phân công thủ công
Tất cả nhân viên tạm ngừng	Không còn ai nhận	Bật lại ít nhất một nhân viên
Phân phối không đều	Tỷ trọng chưa đúng	Kiểm tra và điều chỉnh tỷ trọng