Quản lý lệnh triển khai

Lệnh triển khai (Fulfillment Order) là đơn vị công việc chính trong module Fulfillment, đại diện cho việc triển khai một dịch vụ cụ thể cho khách hàng.

Truy cập

Vào menu Fulfillment > Lệnh triển khai trên thanh sidebar.

Danh sách lệnh triển khai

Cột	Mô tả
Mã lệnh	Mã định danh tự động
Khách hàng	Tên công ty khách hàng
Dịch vụ	Tên dịch vụ/sản phẩm triển khai
Hóa đơn	Mã hóa đơn liên quan
Đội phụ trách	Team triển khai
Giai đoạn	Trạng thái hiện tại
Hạn hoàn tất	Deadline triển khai
Ngày tạo	Ngày tạo lệnh

Tìm kiếm và lọc

• Tìm kiếm: Mã lệnh, tên khách hàng, dịch vụ
• Lọc giai đoạn: Chọn giai đoạn cụ thể
• Lọc đội: Chọn đội triển khai
• Lọc thời gian: Khoảng thời gian tạo

Tạo lệnh triển khai

Cách 1: Từ hóa đơn

1. Tại chi tiết hóa đơn đã kích hoạt hạng mục
2. Nhấn Tạo lệnh triển khai bên cạnh hạng mục
3. Thông tin được điền tự động từ hóa đơn

Cách 2: Tạo trực tiếp

1. Nhấn Tạo lệnh trên trang danh sách
2. Điền thông tin:

Trường	Mô tả	Bắt buộc
Khách hàng	Chọn công ty	Có
Liên hệ	Người liên hệ để triển khai	Không
Hóa đơn	Liên kết hóa đơn	Không
Dịch vụ	Tên dịch vụ cần triển khai	Có
Mô tả	Chi tiết yêu cầu triển khai	Có
Loại khách hàng	SME / Enterprise	Có
Hạn hoàn tất	Deadline triển khai	Có
Độ ưu tiên	Thấp / Trung bình / Cao / Khẩn cấp	Có
Ghi chú nội bộ	Ghi chú cho đội triển khai	Không

3. Nhấn Lưu

Mẹo

Ghi mô tả chi tiết nhu cầu của khách hàng trong trường "Mô tả". Đây là thông tin quan trọng giúp đội triển khai hiểu yêu cầu.

Quy trình xử lý lệnh

Bước 1: Tiếp nhận lệnh

1. Fulfillment Manager nhận thông báo có lệnh mới
2. Vào chi tiết lệnh, xem thông tin
3. Nhấn Tiếp nhận để chấp nhận lệnh
4. Lệnh chuyển sang giai đoạn "Đã tiếp nhận"

Bước 2: Phân công

1. Tại chi tiết lệnh, nhấn Phân công
2. Chọn đội hoặc nhân viên phụ trách
3. Hệ thống có thể gợi ý dựa trên quy tắc phân công tự động
4. Nhấn Xác nhận

Lưu ý

Nếu đã thiết lập quy tắc phân công tự động, hệ thống sẽ tự phân công khi lệnh được tiếp nhận. Xem Quy tắc phân công.

Bước 3: Triển khai

1. Đội triển khai bắt đầu thực hiện
2. Cập nhật tiến độ: nhấn Cập nhật giai đoạn > Đang triển khai
3. Ghi nhận hoạt động:
   • Nhật ký công việc
   • Vấn đề phát sinh
   • Ảnh chụp màn hình, tài liệu

Bước 4: Nghiệm thu

1. Khi hoàn tất triển khai, chuyển sang Kiểm tra
2. Đội kiểm tra hoặc Manager xem xét
3. Nếu đạt: chuyển sang Bàn giao
4. Nếu không đạt: quay lại Triển khai với ghi chú cần sửa

Bước 5: Bàn giao

1. Bàn giao dịch vụ cho khách hàng
2. Ghi nhận ngày bàn giao
3. Đính kèm biên bản bàn giao
4. Chuyển sang Vận hành

Bước 6: Vận hành

1. Dịch vụ bắt đầu hoạt động
2. Hỗ trợ khách hàng trong giai đoạn đầu
3. Ghi nhận các vấn đề phát sinh

Bước 7: Hoàn tất

1. Khi dịch vụ ổn định, nhấn Hoàn tất
2. Ghi nhận kết quả cuối cùng
3. Lệnh được đóng

Timeline hoạt động

Tại chi tiết lệnh, tab Timeline hiển thị:

• Lịch sử thay đổi giai đoạn
• Ghi chú và bình luận
• File đính kèm
• Phân công và thay đổi người phụ trách

Thêm ghi chú

1. Tại tab Timeline, nhập nội dung vào ô bình luận
2. Có thể đính kèm file
3. Nhấn Gửi

Mẹo

Ghi nhận công việc hàng ngày để có lịch sử đầy đủ. Điều này giúp bàn giao khi cần và đánh giá hiệu quả sau này.

Thông tin tài khoản khách hàng

Tại chi tiết lệnh, tab Tài khoản hiển thị:

• Thông tin tài khoản dịch vụ của khách hàng
• Cấu hình hệ thống
• Thông tin truy cập

Xem chi tiết tại Tài khoản khách hàng.

Xuất báo cáo

1. Nhấn Xuất Excel trên trang danh sách
2. Chọn trường và khoảng thời gian
3. Tải file báo cáo triển khai

Lưu ý

Lệnh triển khai quá hạn sẽ được đánh dấu đỏ trên danh sách. Ưu tiên xử lý các lệnh này trước.