Quản lý thanh toán

Module Thanh toán giúp ghi nhận, đối chiếu và theo dõi các khoản thanh toán từ khách hàng.

Truy cập

Vào menu CRM > Thanh toán trên thanh sidebar.

Danh sách thanh toán

Cột	Mô tả
Mã thanh toán	Mã định danh tự động
Hóa đơn	Mã hóa đơn liên quan
Khách hàng	Tên công ty/khách hàng
Số tiền	Số tiền thanh toán
Phương thức	Chuyển khoản / Tiền mặt / Thẻ
Ngày thanh toán	Ngày nhận tiền
Trạng thái	Chờ duyệt / Đã duyệt / Đã kích hoạt / Từ chối
Người tạo	Nhân viên ghi nhận

Tìm kiếm và lọc

• Tìm kiếm: Mã thanh toán, mã hóa đơn, tên khách hàng
• Lọc trạng thái: Chờ duyệt / Đã duyệt / Đã kích hoạt / Từ chối
• Lọc phương thức: Chuyển khoản / Tiền mặt / Thẻ
• Lọc thời gian: Khoảng thời gian thanh toán

Ghi nhận thanh toán

Cách 1: Từ hóa đơn

1. Tại chi tiết hóa đơn, nhấn Ghi nhận thanh toán
2. Thông tin hóa đơn được tự động điền

Cách 2: Từ trang thanh toán

1. Nhấn Tạo thanh toán trên trang danh sách
2. Điền thông tin:

Trường	Mô tả	Bắt buộc
Hóa đơn	Chọn hóa đơn	Có
Số tiền	Số tiền thanh toán	Có
Ngày thanh toán	Ngày nhận tiền	Có
Phương thức	Chuyển khoản / Tiền mặt / Thẻ	Có
Số tham chiếu	Mã giao dịch ngân hàng	Không
Tài khoản nhận	Tài khoản ngân hàng nhận tiền	Không
Ghi chú	Ghi chú bổ sung	Không
File đính kèm	Ủy nhiệm chi, biên lai, ...	Không

3. Nhấn Lưu

Mẹo

Đính kèm ủy nhiệm chi hoặc chụp màn hình giao dịch giúp quá trình duyệt nhanh hơn. Kế toán có thể đối chiếu trực tiếp.

Quy trình duyệt thanh toán

Bước 1: Ghi nhận (Sales)

1. Sales ghi nhận thanh toán khi nhận được thông báo từ khách hàng
2. Thanh toán ở trạng thái Chờ duyệt

Bước 2: Duyệt (Kế toán/Manager)

1. Kế toán vào danh sách, lọc Chờ duyệt
2. Nhấn vào thanh toán để xem chi tiết
3. Đối chiếu với số liệu ngân hàng
4. Chọn hành động:
   • Duyệt: Xác nhận đã nhận tiền
   • Từ chối: Không xác nhận được, kèm lý do

Lưu ý

Luôn đối chiếu với sao kê ngân hàng trước khi duyệt thanh toán. Điều này đảm bảo tính chính xác của số liệu tài chính.

Bước 3: Kích hoạt (Kế toán/Admin)

Sau khi duyệt, thanh toán cần được kích hoạt để có hiệu lực:

1. Tại chi tiết thanh toán đã duyệt
2. Nhấn Kích hoạt
3. Hệ thống tự động:
   • Cập nhật số tiền đã thu trên hóa đơn
   • Chuyển trạng thái hóa đơn (nếu đã thu đủ)
   • Ghi nhận vào báo cáo doanh thu

Trạng thái thanh toán

Trạng thái	Mô tả	Người xử lý
Chờ duyệt	Mới ghi nhận, chưa đối chiếu	Sales tạo
Đã duyệt	Kế toán đã xác nhận	Kế toán duyệt
Đã kích hoạt	Có hiệu lực, đã cập nhật hóa đơn	Kế toán kích hoạt
Từ chối	Không xác nhận được	Kế toán từ chối

Thanh toán một phần

Khi khách hàng thanh toán theo đợt:

1. Ghi nhận từng lần thanh toán riêng biệt
2. Hệ thống tự động tính tổng số đã thu
3. Khi tổng = giá trị hóa đơn, hóa đơn chuyển trạng thái "Đã thanh toán"

Ví dụ hóa đơn 100 triệu:

• Đợt 1: Ghi nhận 50 triệu -> Hóa đơn "Thanh toán một phần"
• Đợt 2: Ghi nhận 30 triệu -> Vẫn "Thanh toán một phần"
• Đợt 3: Ghi nhận 20 triệu -> Hóa đơn "Đã thanh toán"

Đối chiếu thanh toán

Đối chiếu theo hóa đơn

1. Tại chi tiết hóa đơn
2. Xem phần Lịch sử thanh toán
3. So sánh tổng đã thu với giá trị hóa đơn

Đối chiếu tổng hợp

1. Tại trang danh sách thanh toán
2. Lọc theo khoảng thời gian
3. Xuất Excel để đối chiếu với số liệu ngân hàng

Hủy thanh toán

Chỉ có thể hủy thanh toán chưa kích hoạt:

1. Vào chi tiết thanh toán
2. Nhấn Hành động > Hủy
3. Nhập lý do hủy
4. Xác nhận

Lưu ý

Thanh toán đã kích hoạt không thể hủy trực tiếp. Cần tạo bút toán điều chỉnh hoặc liên hệ Admin.

Báo cáo thanh toán

1. Tại trang danh sách, nhấn Báo cáo
2. Chọn loại báo cáo:
   • Theo thời gian: Tổng thu theo ngày/tuần/tháng
   • Theo khách hàng: Tổng thu theo từng khách hàng
   • Theo phương thức: Tổng thu theo phương thức thanh toán
3. Xuất Excel để phân tích chi tiết

Mẹo

Nên đối chiếu thanh toán hàng ngày với sao kê ngân hàng. Để không bỏ sót, tạo thói quen kiểm tra mục Chờ duyệt mỗi sáng.