Appearance
Quản lý ca làm việc
Module Ca làm việc giúp thiết lập và quản lý các ca làm việc khác nhau, phân ca cho nhân viên và theo dõi lịch làm việc.
Truy cập
Vào menu HR > Ca làm việc trên thanh sidebar.
Danh sách ca làm việc
Trang danh sách hiển thị tất cả các ca đã thiết lập:
| Cột | Mô tả |
|---|---|
| Tên ca | Tên gợi nhận (VD: Ca sáng, Ca chiều, ...) |
| Giờ bắt đầu | Thời gian bắt đầu ca làm |
| Giờ kết thúc | Thời gian kết thúc ca làm |
| Giờ nghỉ trưa | Thời gian nghỉ giữa ca |
| Tổng giờ làm | Số giờ làm việc thực tế |
| Trạng thái | Đang sử dụng / Ngừng sử dụng |
Tạo ca làm việc mới
- Nhấn nút Thêm ca làm ở góc trên bên phải
- Điền thông tin:
| Trường | Mô tả | Bắt buộc |
|---|---|---|
| Tên ca | Tên mô tả ca làm việc | Có |
| Giờ bắt đầu | Giờ check-in | Có |
| Giờ kết thúc | Giờ check-out | Có |
| Giờ bắt đầu nghỉ trưa | Bắt đầu nghỉ giữa ca | Không |
| Giờ kết thúc nghỉ trưa | Kết thúc nghỉ giữa ca | Không |
| Cho phép trễ (phút) | Số phút trễ chấp nhận được | Không |
| Cho phép sớm (phút) | Số phút về sớm chấp nhận được | Không |
| Màu sắc | Màu hiển thị trên lịch | Không |
| Mô tả | Ghi chú về ca làm | Không |
- Nhấn Lưu
Ví dụ các ca thường gặp
| Ca | Giờ bắt đầu | Giờ kết thúc | Nghỉ trưa | Tổng giờ |
|---|---|---|---|---|
| Hành chính | 08:00 | 17:30 | 12:00-13:30 | 8 giờ |
| Ca sáng | 06:00 | 14:00 | 10:00-10:30 | 7.5 giờ |
| Ca chiều | 14:00 | 22:00 | 18:00-18:30 | 7.5 giờ |
| Ca đêm | 22:00 | 06:00 | 02:00-02:30 | 7.5 giờ |
Mẹo
Thiết lập trường "Cho phép trễ" là 5-10 phút để tránh ghi nhận đi trễ do sai số đồng hồ. Ví dụ: ca bắt đầu 08:00, cho phép trễ 5 phút thì check-in trước 08:05 vẫn tính đúng giờ.
Phân ca cho nhân viên
Phân ca mặc định
- Khi tạo hoặc sửa thông tin nhân viên
- Trong trường Ca làm việc, chọn ca mặc định
- Nhân viên sẽ áp dụng ca này cho tất cả ngày làm việc
Phân ca theo lịch
Dành cho công ty làm việc theo ca xoay:
- Vào HR > Ca làm việc > tab Phân ca
- Chọn phòng ban hoặc nhóm nhân viên
- Chọn tuần/tháng cần phân ca
- Kéo thả hoặc nhấn để gán ca cho từng ngày
- Nhấn Lưu lịch phân ca
Lưu ý
Lịch phân ca có ưu tiên cao hơn ca mặc định. Nếu nhân viên có ca mặc định là "Hành chính" nhưng được phân ca "Ca sáng" vào ngày cụ thể, hệ thống sẽ áp dụng "Ca sáng" cho ngày đó.
Chỉnh sửa ca làm việc
- Nhấn vào tên ca trong danh sách
- Nhấn nút Chỉnh sửa
- Sửa các thông tin cần thay đổi
- Nhấn Lưu
Lưu ý
Khi chỉnh sửa giờ của ca làm việc, thay đổi sẽ áp dụng từ ngày hiện tại trở đi. Dữ liệu chấm công trong quá khứ không bị ảnh hưởng.
Ngừng sử dụng ca làm việc
- Vào chi tiết ca làm việc
- Nhấn Hành động > Ngừng sử dụng
- Xác nhận
Trước khi ngừng, cần chuyển tất cả nhân viên đang sử dụng ca này sang ca khác.
Quy tắc tính chấm công theo ca
Đi trễ
- Check-in sau giờ bắt đầu ca + thời gian cho phép trễ
- Ví dụ: Ca 08:00, cho phép trễ 5 phút -> check-in từ 08:06 là đi trễ
Về sớm
- Check-out trước giờ kết thúc ca - thời gian cho phép sớm
- Ví dụ: Ca kết thúc 17:30, cho phép sớm 5 phút -> check-out trước 17:25 là về sớm
Đủ công
- Check-in đúng giờ và check-out đúng giờ (tính cả thời gian cho phép)
- Cả hai điều kiện đều phải thỏa mãn
Xem lịch làm việc
- Vào HR > Ca làm việc > tab Lịch làm việc
- Chọn phòng ban và tuần/tháng
- Xem lịch phân ca của tất cả nhân viên
- Màu sắc của ca giúp phân biệt trực quan
Mẹo
In lịch phân ca hàng tuần để dán tại bảng thông báo. Nhấn Ctrl+P (Windows) hoặc Cmd+P (Mac) tại trang lịch để in.