Quản lý hợp đồng lao động

Module Hợp đồng giúp quản lý toàn bộ hợp đồng lao động của nhân viên, từ tạo mới, gia hạn đến kết thúc hợp đồng.

Truy cập

Vào menu HR > Hợp đồng trên thanh sidebar.

Danh sách hợp đồng

Trang danh sách hiển thị tất cả hợp đồng với các thông tin:

Cột	Mô tả
Mã hợp đồng	Số hợp đồng duy nhất
Nhân viên	Tên nhân viên ký hợp đồng
Loại hợp đồng	Thử việc / Có thời hạn / Không thời hạn
Ngày bắt đầu	Ngày hợp đồng có hiệu lực
Ngày kết thúc	Ngày hết hạn (với hợp đồng có thời hạn)
Lương cơ bản	Mức lương trong hợp đồng
Trạng thái	Hiệu lực / Hết hạn / Hủy bỏ

Lọc và tìm kiếm

• Tìm kiếm: Nhập tên nhân viên hoặc mã hợp đồng
• Lọc loại: Thử việc / Có thời hạn / Không thời hạn
• Lọc trạng thái: Hiệu lực / Hết hạn / Sắp hết hạn
• Lọc phòng ban: Chọn phòng ban cụ thể

Mẹo

Sử dụng bộ lọc Sắp hết hạn để theo dõi các hợp đồng cần gia hạn trong thời gian tới. Nên kiểm tra hàng tháng.

Tạo hợp đồng mới

1. Nhấn nút Tạo hợp đồng ở góc trên bên phải
2. Điền thông tin:

Thông tin cơ bản

Trường	Mô tả	Bắt buộc
Nhân viên	Chọn nhân viên từ danh sách	Có
Mã hợp đồng	Số hợp đồng (tự động hoặc nhập tay)	Có
Loại hợp đồng	Thử việc / Có thời hạn / Không thời hạn	Có
Ngày bắt đầu	Ngày hợp đồng có hiệu lực	Có
Ngày kết thúc	Ngày hết hạn (với hợp đồng có thời hạn)	Có (*)
Vị trí công việc	Chức danh trong hợp đồng	Có
Phòng ban	Phòng ban làm việc	Có

(*) Bắt buộc với hợp đồng có thời hạn và thử việc.

Thông tin lương và phụ cấp

Trường	Mô tả	Bắt buộc
Lương cơ bản	Mức lương cơ bản hàng tháng	Có
Bậc lương	Bậc lương theo thang lương công ty	Không
Phụ cấp ăn trưa	Số tiền phụ cấp	Không
Phụ cấp đi lại	Số tiền phụ cấp	Không
Phụ cấp điện thoại	Số tiền phụ cấp	Không
Phụ cấp khác	Các khoản phụ cấp bổ sung	Không

Điều khoản bổ sung

• Nhập các điều khoản đặc biệt của hợp đồng
• Hỗ trợ định dạng văn bản

3. Nhấn Lưu để tạo hợp đồng

Lưu ý

Mỗi nhân viên chỉ có thể có một hợp đồng hiệu lực tại một thời điểm. Khi tạo hợp đồng mới, hợp đồng cũ sẽ tự động chuyển sang trạng thái "Hết hạn".

Các loại hợp đồng

Hợp đồng thử việc

• Thời hạn tối đa 60 ngày (theo luật lao động)
• Lương thử việc tối thiểu 85% lương chính thức
• Hết hạn sẽ cần tạo hợp đồng chính thức

Hợp đồng có thời hạn

• Thời hạn từ 12 đến 36 tháng
• Có thể gia hạn tối đa 2 lần
• Sau lần gia hạn thứ 2, phải chuyển sang không thời hạn

Hợp đồng không thời hạn

• Không có ngày kết thúc
• Áp dụng cho nhân viên đã qua thử việc và hợp đồng có thời hạn

Gia hạn hợp đồng

1. Vào trang chi tiết hợp đồng sắp hết hạn
2. Nhấn nút Gia hạn
3. Hệ thống tạo hợp đồng mới dựa trên hợp đồng cũ
4. Cập nhật ngày bắt đầu, ngày kết thúc mới
5. Điều chỉnh lương và phụ cấp nếu cần
6. Nhấn Lưu

Kết thúc hợp đồng

1. Vào trang chi tiết hợp đồng
2. Nhấn Hành động > Kết thúc hợp đồng
3. Chọn lý do kết thúc:
   • Hết hạn hợp đồng
   • Nghỉ việc tự nguyện
   • Chấm dứt hợp đồng
   • Nghỉ hưu
4. Nhập ngày kết thúc thực tế
5. Ghi chú bổ sung (nếu có)
6. Xác nhận

In hợp đồng

1. Vào trang chi tiết hợp đồng
2. Nhấn nút In hoặc Xuất PDF
3. Chọn mẫu hợp đồng (nếu có nhiều mẫu)
4. Xem trước và in

Lưu ý

Mẫu hợp đồng có thể được tùy chỉnh trong Cài đặt > Google Docs > Mẫu hợp đồng. Xem Tích hợp Google Docs để biết thêm.

Theo dõi hợp đồng sắp hết hạn

Hệ thống tự động cảnh báo các hợp đồng sắp hết hạn:

1. Trên Dashboard, thẻ Hợp đồng sắp hết hạn hiển thị số lượng
2. Nhấn vào để xem danh sách chi tiết
3. Thực hiện gia hạn hoặc kết thúc tùy trường hợp

Mẹo

Nên thiết lập quy trình kiểm tra hợp đồng định kỳ mỗi đầu tháng. Lọc hợp đồng hết hạn trong 30 ngày tới để chủ động xử lý.